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用戶端郵件軟體設定 - Microsoft Outlook 2010

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使用者在收到帳號申請表回覆之後,可以取得使用者帳號、密碼、郵件地址、smtp、pop3、imap等相關設定資訊。

 

基本設定

 

1. 第一次使用Outlook2010或建立一個新的帳號,可以點選「檔案」後選取「新增帳戶」。

 

2. 請選擇「電子郵件帳戶」後,點選「下一步」

 

3. 請輸入:

  • 您的名稱:您希望收件方看到的名稱
  • 電子郵件地址:帳號@gate.sinica.edu.tw
  • 密碼:請參考帳號申請單回函

再按【下一步】。

 

4. outlook2010檢查通過後,點選「下一步」(如檢查不通過,請確認之前的輸入是否正確)

 

5. 在【內送郵件伺服器】的部份,有兩個選擇,POP3或IMAP,其兩者主要的差異:

  • POP3會將主機上面的新信匣信件下載到您的個人電腦內,下載完成後可以不需網路連線讀取信件。
  • IMAP則將信件全都保留在主機,可以變換電腦讀取舊信,但需有網路連線方能讀信。

如果使用者常常出差,或經常變換不同電腦讀信,並且需要閱讀舊的信件,可以考慮使用IMAP,但是使用者務必養成好習慣,分類整理到不同的信件匣,並且每隔一段時間應該將舊信件複製一份到個人電腦端,再刪除主機上面比較舊的信件,否則信件累積一段時間,讀信速度將會變慢或耗盡空間。

 

由於Outlook2010的pop3預設值會將信件保留在伺服器上,只有刪除且清空垃圾桶後方會將信件自伺服器上刪除,所以使用POP3的使用者也務必養成整理信件的習慣。

 

選取POP3或IMAP之後,接著輸入內送郵件伺服器及外寄郵件伺服器的資訊。

 

6. 選擇【完成】結束整個基本設定。

 

 

在院外使用outlook2010

 

1. 為防止非本院同仁使用本院郵件伺服器寄發垃圾郵件,使用者在院外寄信需要驗證,使用者可從帳號設定介面。

 

2. 請選擇「郵件設定」後,點選「電子郵件」、「變更」。

 

3. 請選擇「其他設定」、「外寄伺服器」,並勾選「我的外寄伺服器(SMTP)需要驗證」。

 

4. 因部份院外單位封鎖寄件port 25需另使用SSL加密連線port 465 ;請同樣於「其他設定」內選擇「進階」、將外寄伺服器(SMTP)改為465,加密連線類型選擇SSL

 

 

使用IMAP方式,將寄件備份、刪除的郵件(垃圾筒)儲存於伺服器上。

由於outlook2010無法變更草稿信件的儲存位置,故此處只說明如何變更「寄件備份」、「刪除的郵件(垃圾筒)」匣設定。

 

1. 可以點選「檔案」後選取「帳戶設定」。

 

2. 選擇要設定的帳號後,點選「變更」。

 

3. 選擇「其他設定」。

 

4. 選擇「寄件備份」後,展開「收件匣」並選擇「Sent」,並點選「確定」。

 

5. 選擇「刪除的郵件」後,展開「收件匣」並選擇「Trash」,並點選「確定」。

 

6. 點選「下一步」後,outlook2010會檢查設定是否正確(如檢查不通過,請確認之前的輸入是否正確)。

 

7. 帳號設定完成。

 

使用IMAP方式將伺服器上信件下載/封存至個人電腦

於outlook2010內「Outlook資料檔」點選滑鼠右鍵,選擇「新增資料夾」。

輸入新資料夾名稱,此處以封存2012年信件為例,建立資料夾2012mail。

以滑鼠點選IMAP帳號之收件匣,選取欲下載/封存之信件後,選擇方式:

  1. 按著鍵盤之Ctrl鍵逐一點選多封信件。
  2. 按著鍵盤之Shift一次圈選連續多封信件。
  3. 按鍵盤之Ctrl+A鍵一次選擇所有信件。

 

選擇完畢後,於已選取信件上按滑鼠右鍵,選取【移動】。(此處以封存2012年信件為例,選擇資料夾2012mail)

信件就會開始自伺服器之收件匣下載至個人電腦內的「2012mail」資料夾內。