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文書管理系統建置委外服務案(發展科)
最近更新:2018-04-02 15:04
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專案緣起

本院舊公文系統由中心開發,於民國91年上線,運作至99年5月底。鑑於此系統不能滿足政府電子公文作業相關規範,同時為提昇本院公文處理效率,並因應政府「擴大公文線上簽核,落實節能減紙及資安」的要求,故秘書組與中心於97年9月成立工作小組,針對本院公文作業需求,就業務面、技術面以及法規面進行整體規劃。因使用者遍及全院各單位,故工作小組分別於98年10月23日及11月5日召集總辦事處及各所(處)、研究中心代表,商議新系統之需求。

新系統帶來的軟體開發人力需求與技術挑戰可觀。如果選擇自行發展,由於舊系統的架構不敷使用,幾乎要整個重新開發,規模可能達到現行系統的三倍以上。相對的,廠商發展的公文系統已相當成熟,可望於部份客製化後滿足需求,比起自行開發應更具成本效益。因此,本案採委外採購方式辦理,一次性地導入、建置,中心將承擔一些後續維護工作。

 

專案目標

本專案的目標包括:

  1. 符合政府公文作業之相關規範。
  2. 改善本院公文作業流程並加強控管,增進效率與彈性。
  3. 將正式公文(簽、函、令等)之外的表單與文書視為廣義公文的一環,逐步納入,並控管其流程。
  4. 降低檔案管理成本。
  5. 增益決策支援之資訊擷取效能。

 

範圍

文書管理系統的建置範圍包括公文製作、流程管理、線上簽核、檔案管理、影像管理、電子公布欄、表單線上簽核、目錄服務管理、數位憑證安控以及個人化儀表版計十個模組。

第一期執行期間七個半月,達成全面使用公文製作、流程管理、影像管理、檔案管理與電子公布欄模組。建構單位內組織架構,以及單位內、單位間全套流程,包含各單位收發之間以及總辦事處總收文、三層核判、校對、繕打、總發文、檔案管理之間的流程管理,採紙本簽核。

第二期執行期間兩個半月,從數理、生命及人文三組各邀一個單位,會同秘書組與計算中心,完整的線上簽核作業。

第三期執行期間兩個月,對中心進行技術移轉,我們將了解系統管理、維護方式,並建立管理能力。

 

進度

(一)97/09~98/03 成立工作小組,蒐整文書管理系統相關需求。撰寫需求說明書
(二)98/04~98/05 工作小組確認需求
(三)98/06~98/10 進行採購作業
(四)98/11~99/04/16 秘書組與中心投入約9員人力,會同廠商進行需求分析,廠商進而執行系統設計與建置
(五)99/4/19 ~ 99/5/11 系統
(六)99/5/12 ~ 99/5/28 教育訓練
(七)99/05/31 系統上線,成立服務中心,秘書組、廠商與中心十餘人駐點服務,列管系統錯誤與新增需求,不斷修改
(八)99/06/15 第一期驗收完成
(九)99/08/19 第二期驗收完成
(十)99年10月底 第三期驗收完成

聯絡資訊:計算中心發展科 劉育男 電話:02-27898836 email:ynliu