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會這一招,篩選只要點一下(Microsoft Excel)

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Excel「篩選」是數據分析很常用到的功能,大家對於篩選功能大多不陌生,但進行篩選時,要瞄準欄位的下拉箭頭,再使用下拉清單進行條件的設定,對於不熟悉Excel的人或許還不太會下條件,所以若您能使用「交叉分析篩選器」,便可讓篩選更直覺,不會Excel的人也不用擔心不會操作,只要點一下,就可以找到所需的記錄,這樣不僅能讓篩選更直覺,也更能發揮篩選的便利性。

 

 而這個「交叉分析篩選器」在舊的版本中,只能在「樞紐分析表」下才能使用,在2013版本之後,只要您「將資料建立為表格」,就可以使用(提醒:在這裡所說的表格不是畫格線的意思,而是要使用「格式化為表格的功能」)。

 

 

使用「一般範圍」進行篩選

  1. 將游標點選在資料範圍內

  2. 點選「資料」索引標籤,再點選「篩選」功能按鈕

     

  3. 點選要設定篩選條件欄位的右側箭頭,設定條件,即可顯示符合條件的記錄。

     

使用「表格範圍」進行篩選

將資料轉換為表格,有下列幾種方法可以進行:

利用「常用」索引標籤內的「格式化為表格」。

  1. 在資料範圍內點左擊滑鼠一下,再按下「Ctrl + T」快速鍵。
  2. 選取資料範圍,點選「插入」索引標籤,再點選「表格」按鈕。

 提醒:必須先將資料轉換為表格,才能使用交叉分析篩選器,但資料範圍是不允許有合併儲存格的,若您的資料有存在合併儲存格,格式化為表格後,會被取消合併。

 交叉分析篩選器篩選資料真的很方便,跟著下面的步驟操作,您也可以輕鬆完成喔:

Step 1:先將資料格式化為表格
 將游標點在資料範圍內,點選「常用」索引標籤,再點選「格式化為表格」,挑選一個您喜歡的表格樣式。

 

 接著,確認您的資料來源是否正確,如果您的資料範圍已經有欄位標題,則要勾選「有標題的表格」再按下「確定」按鈕。

 若對於表格樣式想要修改,可以點選「資料表工具」,「表格樣式」進行樣式變更,您可以依照不同月份或是不同類型的多份資料進行不同顏色的區分呦。

Step 2:使用交叉分析篩選器製作篩選條件
點選「資料表工具」,再點選「插入交叉分析篩選器」

 出現欄位清單,您可以勾選「要進行篩選的欄位」可以多重勾選。

 
 這裡我們想知道「未付款」的名單,所以勾選「付款情形」後,按下「確定」按鈕。

 此時,畫面會出現「交叉分析篩選器」,也同時出現「交叉分析篩選器工具」,滑鼠若離開交叉分析篩選器,就會看不到工具。

Step 3:美化交叉分析篩選器
點選「交叉分析篩選器工具」,再點選「交叉分析篩選器樣式」挑選喜歡的色彩

 再點選「交叉分析篩選器工具」右側的按鈕群組中找到「欄」的設定,這裡我們先設定2欄,若條件比較多時,就可以設定多欄一點。

 來試著點看看條件值,點選篩選器的「未付款」按鈕,您會發現,資料清單只顯示「未付款」資料了。

 若要清除篩選,只要點篩選器右側的叉叉即可。

 清除篩選後,所有的記錄就都顯示出來了。

 再來設定一個篩選欄位,請重複Step 2的步驟,勾選「銷售員」欄位。

 設定4欄的顯示方式,選擇您所喜歡的交叉分析篩選器樣式(同Step 3作法)

 當條件值比較多時,您可以使用「Ctrl」鍵加選

 當您不再使用「交叉分析篩選器」時,也不想要表格功能時,只要點選「資料表工具」再點選「轉換為範圍」。

 系統會問您是否確定轉換為一般範圍,只要點「是」即可。

 轉換回「一般範圍」之後,填滿與框線的顏色會留著,但「資料表工具」的功能與「交叉分析篩選器」都會消失。

 是不是很簡單呢?

 曾經用過此功能把檔案透過mail寄出讓同仁進行篩選,後續同仁都愛上了這樣的操作方式,您也可以試試看~