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Word Excel貼來貼去的困擾(Part-2)
最近更新:2019-01-08 16:01
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Word Excel貼來貼去的困擾(Part-2)

推廣科:章美蘭

 繼2018/10月號ITs電子報提到Word表格貼入Excel中,出現儲存格紊亂的狀況,我們學到可以在Excel利用分段(Ctrl+J)進行後續整理,今天再繼續介紹另一種狀況,Excel表格資料若有套用千分位樣式,貼入Word中會產生甚麼變化呢?

 在Microsoft office應用中,資料於不同軟體之間轉貼來,轉貼去,每每貼上之後,總覺得跟原本的不太一樣,其中有些訣竅,若您了解相關格式,也許貼資料就不會這麼辛苦囉~

情境:
 有份產品數量統計報表在Excel中使用了千分位樣式,為了要套用Word浮水印的功能,所以把整份報表複製後貼到Word中,便發現表格整個錯亂,對齊方式的都不對勁了該怎麼處理呢?

下圖為Excel中的產品數量統計表

在統計表內,「單價」與「金額」欄位使用了「千分位樣式」

 結果將資料複製後貼到Word環境中,「單價」與「金額」欄位的數字對齊產生了變化,主要是因為Excel中「千分位樣式」含有空白字元,但在Excel環境中比較沒有感覺,一旦轉貼到Word就會影響排版,後續文中將會提到【如何改善】與【如何避免】。

 轉貼到Word環境後的數量與金額欄位,數字出現了錯位

 

一、【如何改善】(以下為Word環境):
 Word環境中,建議養成開啟「顯示/隱藏編輯標記」的習慣,此功能開啟後,可以看到文件中的排版標記,雖然畫面會出現很多灰色的標記讓人覺得很雜亂,但相對的可以讓您看到是文件中有使用了哪些標記。

 按下【常用】索引標籤,【段落】群組中的「顯示/隱藏編輯標記」


 此時,您會看到很多灰色小點,這就是半形空白,是因為在Excel環境中,使用了「千分位樣式」所導致。

當我們知道是甚麼影響排版後,這時就可以找方法來解決,這些空白字元是不需要的,只要利用「尋找/取代」功能,把這些空白字元刪除即可。

 點選【常用】索引標籤,【編輯】群組中的「取代」功能。

 出現「取代」視窗後,按下「更多」按鈕,展開更多選項。

 游標點在「尋找目標」框內,按下「指定方式」按鈕,再點選「空白區域」指令

 「尋找目標」框內會出現代碼「^w」,若您知道代碼,也可以直接用輸入的,或是直接打一個半形空白也可以,「取代為」框內保持甚麼都不輸入,這樣被找到的目標就會被刪除,之後再按下「全部取代」按鈕。

 出現「完成對話框」,一共找到了257筆符合條件的資料,再按下「確定」按鈕。

完成之後,您可以看到下圖,空白字元已經都被刪除了,只要稍微再排版一下,就可以囉。

 先選取單價與金額下方的兩個儲存格,再按下鍵盤【Alt+Shift+Pagedown】,這組快速鍵可以讓您從目前所在位置,往下延伸選取到整欄的最後一筆記錄。

 若表格資料有很多頁,這樣選取是不是比較快呢?

 選取範圍之後,再點選【表格工具】的【版面配置】標籤,再點選【對齊方式】群組中的「置中靠右對齊」。

 這樣,表格大致就比較順了,但我們還要繼續讓邊界稍微小一點,表格大一點,再調整「表格跨頁標題重複」,就完成囉。

 在尺規深色處(如下圖)指示處,左擊兩下滑鼠,開啟「版面設定」視窗(若您的畫面沒有尺規,可以從【檢視】索引標籤內,將「尺規」打勾,就可以看到囉。

 開啟「版面配置」視窗後,將左右邊界都調整為2公分。

 若先畫表格,再調整邊界,有可能讓表格歪一邊(如下圖),所以我們可以利用【調整】的功能讓表格跟視窗一樣寬,這個功能很好用喔,筆者常用到喔!

 只要游標點在表格內,再點選【表格工具】的【版面配置】索引標籤,再點選【儲存格大小】群組中的「自動調整」,按下「自動調整視窗」,這樣表格就會調整到跟視窗一樣寬囉。

 最後,將游標點在表格的標題列上,這個動作很重要,然後按下【表格工具】的【版面配置】索引標籤內的【資料】群組,再點一下「重複標題列」,這樣,只要表格跨頁,標題就會自動重複顯示了,千萬別以手動複製的方式產生標題喔,這樣資料一修改,標題位置就會移動,不是正確的作法。


二、【如何避免】(以下為Excel環境)
 如果您的Excel資料需要使用「千分位樣式」,同時也需要轉貼到Word環境,建議的做法如下:

  1. 選取範圍後,點選【常用】索引標籤【數值】啟動器。

 

  1. 開啟【儲存格格式】視窗後,點選【自訂】,再右側類型中,自行輸入「#,##0」,如此便不會再產生這麼多空白字元囉,也不用再花時間做取代動作了。

 Office中還有很多格式變化,等待您來探討。

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