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本院圖書館自動化系統說明

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適用對象全院同仁、院本部同仁、各所資訊室同仁、圖書館員、訪客

 

說  明:圖書館員利用圖書館自動化系統處理平日業務,將常會碰到的問題及處理步驟整理如下說明。

 

申請Millennium系統Login帳號

  1. 館員可連線至中研院圖書館服務網頁之「館員交流區」裡的「圖書館自動化系統相關服務」(http://aslib.sinica.edu.tw/librarian/librarian.html#l2)。
  2. 在「Millennium系統各模組帳號申請單下載」處,依所需申請帳號之模組,下載權限申請單。
  3. 詳填並請單位主管簽名後,將申請單透過Email方式傳送至系統館員(lotus@gate.sinica.edu.tw)處,系統館員將於2個工作天內完成處理。
  4. Login帳號之申請方式是以圖書館/模組/語文為單位,同一圖書館之館員使用相同之Login帳號進入Millennium作業,不針對個人開放Login帳號之申請。

 

各模組作業權限的取得

1. 館員在取得所需之作業權限前,需確實詳讀系統使用手冊(http://las.sinica.edu.tw/manual/),並熟悉本院圖書館各工作小組及各館各模組之相關作業政策。

2. 詳讀系統使用手冊並熟悉各工作小組相關作業政策後,可向各工作小組權限審核單位聯繫考試,以取得所需之作業權限,各工作小組之權限審核單位如下:

  • 編目模組相關作業權限:編目小組召集人。
  • 流通模組相關作業權限:流通小組召集人。
  • 採購小組相關作業權限:各Unit之小組召集人。
  • 期刊模組相關作業權限:採購 / 期刊小組召集人。
  • Review File之作業權限:系統館員。

3. 館員在取得相關作業權限前,可先連線至中研院圖書館服務網頁之「館員交流區」裡「圖書館自動化系統相關服務」下之「系統權限申請單下載」(http://aslib.sinica.edu.tw/librarian/archive/inn.pdf)下載系統權限申請單,取得權限同時,即可請權限審核者協助勾選已通過之權限項目。

4. 申請單填寫完畢並由單位主管及權限審核者簽名確認後,可透過Email方式將申請單傳送至系統館員(lotus@gate.sinica.edu.tw)處,系統館員將於2個工作天內完成處理。

5. 館員需審慎管理已取得之權限,切勿將作業權限及密碼提供他人使用,以免造成系統內資料之混亂。

 

如何將其他系統下載之書目記錄上傳至系統

  1. 館員於每日下午四時前,將欲轉入系統之檔案透過Email傳送給系統館員(lotus@gate.sinica.edu.tw),並於Email中告知轉檔相關資訊(如館藏地代碼、轉入筆數等)。
  2. 系統館員會於一個工作日內將該日所有申請執行完畢。
  3. 超過每日下午四時之申請,於次工作日前完成。
  4. 時間:以Email之時間為基準。

 

當書目記錄被鎖住的處理方式

1. 館員如在系統內執行日常館務欲叫出某筆記錄時,系統卻出現類似以下訊息:“.b1234567a被鎖住….”而無法進入該筆記錄,造成這個狀況的可能原因有:

a. 有其他館員正使用這筆記錄。

b. 這筆記錄仍在系統的處理檔中,尚未處理完成。

c. 可能因當機或其他狀況,造成該記錄被系統鎖住無法使用。

d. 如該筆記錄為訂購記錄,有可能是館員過帳時當機或其他原因不正常跳出過帳作業,此時只需重新進入過帳作業將該程序完成即可。

2. 館員碰到上述狀況時,除訂購記錄於過帳中當掉外,其餘狀況很難判定究竟為何種情形造成記錄被鎖,建議可以先稍待片刻(因如為其他館員正使用該記錄,或系統尚在處理中,請待片刻給其他館員或系統一些時間),再重新嘗試叫出該筆記錄,或可至「系統相關資訊(INFORMATION about the system;M→I→F→S→F)」下查看處理檔狀況,顯示訊息如下例:

     處理檔有 14449 筆記錄,全部處理完成。目前記錄佔檔案3%

     The transaction file has 14646 blocks, all are processed. File is 3% full.

3. 如館員再嘗試時仍無法進入,且處理檔的訊息顯示為全部處理完成時,館員可向系統館員提出釋放記錄之申請。但要注意如釋放了該筆記錄後,可能會使該記錄之前所做的異動被清掉(ex, 當館員要求free一個.p,可能會使該讀者之前的借還書記錄被清掉,館員請自行決定是否要進行free)。

4. 釋放記錄是根據記錄號碼來進行,請館員告知系統館員記錄類型及號碼(.b、.i、.o、.a、.n至少七碼,.c、.p、.r至少六碼)。

5. 系統館員在得知號碼後,也會至System Information功能下查看處理檔目前之狀況,如全部處理完成,則可進行free。

 

系統當機的處理方式

  1. 館員每次進入系統後,請立即至「系統相關資訊」處查看本次login系統後所佔之port(M→I→F→S→F下查看“終端機埠”),出現訊息如下例:
        處理檔有 14449 筆記錄,全部處理完成。目前記錄佔檔案3%
    有835 個系統訊息需要查看.
    你的選項組別是 "*". 7 你的統計組別是.
    你的終端機型態是 big5 在終端機埠 r7.

        The transaction file has 14646 blocks, all are processed. File is 3% full.
    There are 836 system messages to view.
    Your options group is "*". Your statistics group is 7.
    Your terminal type is big5 on port r7.

  2. 如館員使用Millennium系統,請於登入系統後選「輔助」下之「關於」,可查看此次登錄之相關資料,並請記住此次登入之PID,作業中如遇當機時告知系統館員PID之號碼以便進行Restart PC作業。
  3. 館員如遇當機,請務必立即打電話告知本處Restart。如果自行關機,很可能造成Control Program當掉,導致系統無法正常運作。

 

如何批次刪除訂購記錄

1. 實施範圍:以訂購記錄為主。

2. 作業流程:

a. 請館員先執行Review File,切記館藏地不可抓錯,並以Email方式告知系統館員(lotus@gate.sinica.edu.tw),系統館員將直接根據申請單上之Review File資料進行作業,不再另外進行其他確認的動作。

b. 館員在提出申請前,如需保留記錄部份欄位資料,可透過ReviewFile轉出檔案功能,自行進行備份。

3. 館員提出刪除訂購記錄之申請時,請先確認欲刪除之所有訂購記錄是否都已完成過帳及各項統計作業,訂購狀態是否皆為完成或取消,以免影響館內之訂購歷史記錄。

4. 若遇無法刪除的情形,將另行通知。

 

如何更新系統相關參數設定

1. 流通參數:

a. 流通參數、規則的設定及修改,由各館向流通小組召集人提出,經流通小組召集人確認後,再傳給本處系統館員做修改。

b. 各館只能提出自己館內之流通參數、規則的設定及修改,不能提出他館的,如A館館員希望B圖書館能對自己館內的讀者開放借閱,需與該館館員協調取得同意後,由B館館員提出。

2. 新增館藏地代碼:因代碼數量有限,此項申請必須於流通小組會議中提出,經由小組決議通過後,由系統館員設定。

3. 其他各項代碼增刪修改:請視代碼之記錄類型在相關的小組會議中提出申請,經小組決議後由系統館員依決議設定,各代碼及相關小組如下:

代碼 討論模組
訂購代碼1 採購小組
訂購代碼2
訂購代碼3
訂購代碼4
訂購附註
訂單型態
驗收行動
處理狀態(訂購)
圖書加工地
期刊代碼1 採購(期刊)小組
期刊代碼2
書目代碼1 編目小組
書目代碼2
書目代碼3
讀者代碼1 流通小組
讀者代碼2
讀者訊息
人工凍結
館藏代碼2
館藏訊息
讀者類型
館藏地代碼
館藏類型
處理狀態(館藏)