使用者在收到帳號申請表回覆之後，可以取得使用者帳號、密碼、郵件地址、smtp、pop3、imap等相關設定資訊。
Thunderbird是一個免費的自由軟體，請至下列網站下載及安裝Thunderbird：
基本設定
1. 第一次使用Thunderbird或是建立一個新的帳號，使用者可以從清單中選取：
【檔案】⇨【開新檔案】⇨【郵件帳號】
2. 如圖，請按帳號申請單回函內資訊輸入：
- 您的大名：
- Email 位址：
- 密碼：
- 再按【繼續】
3. 此時Thunerbird會自動偵測可用的服務，點選[手動設定]，確認Thunderbird 動偵測之設定值是否正確：
4. 此時您可以選擇內送郵件伺服器之協定POP或IMAP，這兩者主要的差異：
- POP會將主機上面的新信匣信件下載到您的個人電腦內，下載完成後可以不需網路連線讀取信件。
- IMAP則將信件全都保留在主機，可以變換電腦讀取舊信，但需有網路連線方能讀信。
如果使用者常常出差，或經常變換不同電腦讀信，並且需要閱讀舊的信件，可以考慮使用IMAP，但是使用者務必養成好習慣，分類整理到不同的信件匣，並且每隔一段時間應該將舊信件複製一份到個人電腦端，再刪除主機上面比較舊的信件，否則信件累積一段時間，讀信速度將會變慢或耗盡空間。
- 如果想要切換為POP，可由此處選擇 POP 後，按「重新測試」，並確認Thunderbird自動偵測之設定值是否正確。
5. 修改完畢後，選擇【建立帳號】。
6. 完成設定。
使用IMAP方式下載、備份信件
使用webmail與IMAP方式讀信時，信件都是儲存在伺服器上。
如果有整理、下載、備份信件的需求，可以參考以下步驟。
- 於Thunder Bird內新增IMAP收信帳號（設定法可參考本文"基本設定"）。
- 出現gate.sinica.edu.tw的線上信箱結構，如下圖。
其中包含了您所有在webmail與IMAP內建立的信件匣與郵件。
於"Local Folders(本機資料夾)"上點選滑鼠右鍵，選擇"New Folder(新資料夾)"。
輸入您想要的備份資料夾名稱，此處以"inbox_backup"為例。
點選IMAP帳號內的"Inbox(收件匣)"後，於右方點選想要備份的郵件。
或
於右方按下"Ctrl + A"鍵來全選郵件。
於藍底部份點選滑鼠右鍵，如果是要下載，請選擇"Move To(移到資料夾)"；如果是要備份，請選擇"Copy To(複製到資料夾)"。
選擇剛剛新增的"inbox_backup(收件匣備份)"資料夾。
點選確定後，剛剛所選擇的郵件便會逐一移動至"收件匣備份"資料夾內。
完成後，便可以離線讀取信件。
要還原郵件時，可以反向操作將信件自備份資料夾拖曳至IMAP線上資料夾內即可。